Offre d’emploi: Assistant de direction

MAX Ottawa travaille à améliorer la santé et le bien-être des hommes queer et trans dans la région de la capitale nationale depuis plus de 20 ans. En tant qu’organisme communautaire issu de la réponse au VIH, MAX est sur le terrain, rejoignant les membres de la communauté là où ils se trouvent et offrant des services sociaux et de soutien, des informations et des références adaptées à leurs besoins. MAX collabore également avec les prestataires de soins de santé et d’autres services afin d’améliorer la qualité des soins disponibles dans la région.

Notre équipe évolue pour répondre aux besoins changeants de nos communautés, en déployant de nouveaux outils et en élargissant nos programmes. Vous rejoindrez un groupe dévoué de pairs engagé·es à avoir un impact significatif pour nos ami·es, nos familles, nos partenaires et nos voisin·es.

À PROPOS DE VOUS

La personne idéale pour ce poste est organisée, soucieuse du détail et capable de gérer plusieurs projets efficacement. Vous abordez votre travail avec créativité, en anticipant les besoins et en vous adaptant aux priorités changeantes. En tant que soutien clé du directeur général, vous gérez plusieurs projets tout en travaillant de manière autonome et en maintenant une communication fluide avec vos collègues et partenaires. Agréable, accessible et à l’écoute, vous interagissez efficacement avec le personnel, les membres du conseil d’administration, les partenaires externes et les membres de la communauté. Avec des limites claires, une bonne conscience de vous-même et un engagement envers l’éthique, vous faites preuve de discernement dans la gestion des informations sensibles et prospérez dans un environnement dynamique tout en favorisant des relations professionnelles positives.

À PROPOS DU POSTE

L’assistant de direction est chargé de fournir un soutien administratif au directeur général, à l’équipe de direction et au conseil d’administration de MAX. Il soutient le fonctionnement quotidien de l’organisation, y compris la coordination de projets, la production de documents, la gestion des dossiers et de l’information, ainsi que certaines tâches administratives financières.

Ces activités s’inscrivent dans la mission, la vision et les valeurs de MAX et visent à améliorer les résultats en matière de santé des hommes 2SGBTQ+ et des autres hommes ayant des relations sexuelles avec des hommes—quels que soient leurs modes d’identification (désignés collectivement comme les hommes queer), ainsi que des personnes trans et non binaires dans la région de la capitale nationale.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

• (20%) Soutenir le directeur général dans la gestion des tâches administratives de l’organisation, notamment :
  • Gérer les courriels du directeur général en identifiant les priorités, en assurant les suivis et en répondant aux demandes standard;
  • Rédiger de la correspondance, réviser, mettre en page, prendre des notes, gérer l’agenda et les réunions, photocopier et exécuter d’autres tâches administratives;
  • Organiser et tenir à jour les dossiers du bureau exécutif, les mécanismes de suivi et les manuels de politiques et procédures;
  • Surveiller et répondre aux demandes générales adressées à MAX;
  • Rédiger les comptes rendus des réunions, au besoin.

• (10%) Soutenir l’équipe de direction, notamment :
  • Fournir un soutien administratif ad hoc;
  • Préparer l’accueil des nouveaux employés et bénévoles;
  • Assister dans le processus de départ des employés et bénévoles;
  • Mettre à jour les procédures opérationnelles standard.

• (10%) Soutenir le conseil d’administration et ses comités, notamment :
  • Organiser les réunions, préparer les agendas et les comptes rendus;
  • Coordonner les rapports et documents;
  • Réserver les espaces et organiser la logistique.

• (40%) Gérer les projets en cours, notamment :
  • Planifier, organiser et exécuter des projets alignés sur les priorités de la direction.
  • Compiler des données, rédiger des rapports et créer des présentations pour informer la direction sur l’état des projets.
  • Suivre les échéanciers, livrables et jalons pour assurer le respect des exigences opérationnelles.
  • Organiser la logistique des réunions du personnel, du conseil d’administration et des parties prenantes.
  • Collaborer avec l’équipe pour préparer l’information, les documents et les ressources pour les réunions et événements.

• (10%) Aider à la gestion financière et à l’organisation des documents, notamment :
  • Traiter la documentation financière;
  • Coordonner les documents nécessaires aux rapports financiers.

• (5%) Gérer et optimiser les outils administratifs de l’équipe, notamment :
  • Gérer l’administration et l’accès aux courriels et au stockage en ligne.
  • Maintenir une documentation exacte des mots de passe et des accès via NordPass ou un autre gestionnaire de mots de passe.
  • Assurer une utilisation cohérente des systèmes de messagerie interne comme Slack.
  • Organiser et assurer l’exactitude des outils de gestion de projet (ex. : Teamwork).
  • Proposer des améliorations aux processus administratifs pour optimiser l’efficacité et réduire les coûts.

• (5%) Soutenir les activités de communication interne et externe, notamment :
  • Fournir un soutien administratif à la production de photos et vidéos;
  • Aider à la gestion d’ActionNetwork ou d’autres systèmes de gestion de la relation client (CRM).

• Collaborer avec le reste de l’équipe MAX pour assurer l’intégration et la coordination des ressources, programmes et services à travers l’organisation.

L’assistant de direction est également responsable de :

• Fournir des informations sur les services et programmes;
• Construire et entretenir des relations positives avec les usagers, bénévoles et partenaires;
• Organiser et archiver les données recueillies;
• Maintenir les standards de confidentialité de MAX;
• Agir de manière éthique et professionnelle

Outre le respect de toutes les politiques et procédures de l’organisation, on attend de l’assistant qu’il adopte un comportement éthique, qu’il fasse preuve de compétences en matière de communication efficace et d’esprit d’équipe, qu’il travaille efficacement dans un environnement collaboratif et qu’il fasse preuve de confiance dans la prise de décision et dans l’établissement de relations.

L’assistant devra également s’acquitter d’autres tâches qui lui seront confiées, à condition qu’elles correspondent à ses capacités et à ses compétences.

QUALIFICATIONS

Exigences de base (prérequis pour l’entrevue)

• Diplôme ou certificat postsecondaire pertinent ou expérience équivalente;
• Minimum de trois ans d’expérience pertinente;
• Excellentes compétences en communication écrite et orale en anglais;
• Expérience auprès des personnes 2SLGBTQIA+;
• Expérience en service à la clientèle, en santé mentale ou en travail de soutien.

Exigences évaluées (évaluées lors de l’entrevue)

• Connaissances administratives et secrétariales démontrées;
• Connaissance des bases de la comptabilité et gestion financière;
• Compréhension des enjeux de santé affectant les personnes 2SGBTQ+ et vivant avec le VIH;
• Capacité à gérer des informations confidentielles;
• Excellentes compétences en communication écrite et orale;
• Aptitude à identifier et résoudre des problèmes rapidement;
• Fortes compétences interpersonnelles et organisationnelles;
• Capacité à travailler en équipe et de façon autonome;
• Maîtrise des outils numériques (Google Suite, Microsoft Office, Slack, Zoom, Teamwork);
• Engagement envers les principes de réduction des méfaits, de libération queer et de sex-positivité;
• Volonté de travailler dans des cadres antiracistes, anticoloniaux et anti-oppressifs;
• Expérience dans un organisme de santé communautaire est un atout;
• Bilinguisme anglais-français requis, multilinguisme un atout;
• Expérience en gestion de personnel et bénévoles est un atout.

DÉTAILS SUPPLÉMENTAIRES

• Environnement de travail hybride, partagé entre le bureau et le travail à distance (dans la région de la capitale nationale).
• Heures : Temps plein (37,5 heures par semaine)
• Durée du contrat : Durée indéterminée
• Échelle salariale : 50 000 $ – 55 000 $, en fonction de l’expérience.
• Ensemble d’avantages sociaux complets et compétitifs
• Date de début : Immédiatement
• Relève du : Directeur général

MAX est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité des chances et les personnes qui ont été marginalisées sont vivement encouragées à poser leur candidature. Cela inclut les personnes vivant avec le VIH, les personnes racialisées, les gays, les bisexuels ou les queers, les trans ou les personnes non-conformes au genre, et les personnes handicapées.

POUR POSTULER

Envoyez votre CV et lettre de présentation à applications@maxottawa.ca. L’évaluation des candidatures débutera le lundi 3 mars 2025.