Offre d’emploi : Coordonnateur des communications

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À PROPOS DU POSTE

Le coordonnateur des communications joue un rôle clé dans l’avancement de la mission de MAX en dirigeant les initiatives de communication à l’échelle de l’organisation. Relevant au directeur général et travaillant en étroite collaboration avec l’ensemble de l’équipe de MAX, ce poste combine narration, création de contenu numérique et imprimé, relations médiatiques, coordination de projets et soutien administratif.

La personne titulaire du poste travaillera également en étroite collaboration avec nos partenaires de l’Alliance pour la santé sexuelle des hommes gais (SSHG). La SSHG développe des ressources et des connaissances afin de renforcer le pouvoir d’agir des hommes gais, bisexuels, queers, trans et autres hommes ayant des relations sexuelles avec des hommes, et de soutenir les prestataires de services de première ligne afin qu’ils puissent mieux les servir. Bien que son travail dépasse le cadre d’Ottawa, la SSHG collabore avec des organismes partout en Ontario.

À MAX, les coordonnateurs sont appelés à diriger des portefeuilles relativement larges, tout en travaillant avec d’autres — collègues, contractuels et bénévoles — afin d’assurer une mise en œuvre efficace et cohérente du travail lié à chaque portefeuille. Leur rôle est de veiller à ce que le travail soit accompli et qu’il s’inscrive dans les priorités organisationnelles plus larges, par la collaboration.

Ce poste exige un équilibre entre initiative créative et travail d’équipe collaboratif. Les responsabilités vont de la gestion des outils et calendriers de communication à la contribution aux priorités organisationnelles et aux projets stratégiques. Les tâches comprennent l’élaboration et la diffusion des messages de l’organisme par le biais de campagnes, des médias sociaux et des communications avec les parties prenantes, ainsi que le soutien aux communications internes.

À PROPOS DE VOUS

Le candidat idéal pour ce poste est un communicateur convaincant qui possède une aptitude naturelle à établir des liens avec—et rendre des idées complexes accessibles à—des publics diversifiés. Vous maîtrisez parfaitement la communication orale et écrite, et vous communiquez aisément en français et en anglais. Vous comprenez naturellement comment des publics et des plateformes spécifiques influencent notre façon de communiquer. Vous êtes capable de définir, de suivre et d’aider les autres à utiliser un ton de voix principal afin que MAX soit cohérent et uniforme partout où nous sommes présents.

Vous abordez votre travail avec créativité, en cherchant constamment de nouvelles façons engageantes de raconter des histoires qui s’alignent sur la mission de l’organisme. Vous avez un bon sens des processus et de la reddition de comptes, et vous assurez l’avancement des projets en gérant efficacement les échéanciers et les livrables. Vous faites preuve de flexibilité et savez vous adapter lorsque les priorités changent, tout en demeurant organisé·e et attentif·ve aux détails.

Chaleureux, accessible et à l’écoute, vous interagissez avec aisance auprès du personnel, des membres du conseil d’administration, des partenaires externes, des bénévoles et des membres de la communauté.

À PROPOS DE MAX

MAX Ottawa œuvre depuis plus de 20 ans à l’amélioration de la santé et du bien-être des personnes queer et transgenres dans la région de la capitale nationale. En tant qu’organisme communautaire ayant une longue expérience dans la lutte contre le VIH, MAX est présent sur le terrain, à la rencontre des membres de la communauté là où ils se trouvent, et leur offre des services sociaux et de soutien, des informations et des références qui répondent à leurs besoins. MAX travaille également avec les prestataires de soins de santé et d’autres services afin d’améliorer la qualité des soins disponibles dans la région.

Notre travail est guidé par notre mission et nos valeurs fondamentales. Concrètement, cela signifie :

• La communauté avant tout : nous prenons nos décisions en nous demandant ce qui servira au mieux la communauté, et pas seulement ce qui est le plus facile en interne.
• Une approche centrée sur l’humain : nous savons que nos collaborateurs sont des personnes à part entière, avec une vie bien remplie, et nous nous efforçons de leur offrir flexibilité, confiance et attention partout où cela est possible.
• Une approche axée sur les objectifs : le travail que vous accomplissez ici a un impact direct et tangible sur la vie des membres de nos communautés.
• L’impact avant l’ego : nous sommes là pour faire la différence, pas pour nous mettre en avant. Nous valorisons la collaboration, l’humilité et le travail bien fait, ensemble.
• Pas de tâches inutiles : nous utilisons notre temps de manière intentionnelle. Si nous faisons quelque chose, c’est parce que cela en vaut la peine.
• Ingéniosité : nous utilisons notre temps, notre énergie et nos fonds de manière réfléchie, et nous recherchons des moyens créatifs pour tirer le meilleur parti de ce dont nous disposons.

Ces principes reflètent la manière dont nos valeurs sont mises en pratique au quotidien, par notre personnel, avec nos partenaires et au sein de la communauté.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Tâches

Le ou la coordonnateur des communications est responsable de l’élaboration et de la gestion des communications organisationnelles — y compris la stratégie, la mise en œuvre et l’évaluation — sur toutes les plateformes et avec les médias externes. Cela comprend notamment :

(10 %) Élaboration de la stratégie de communication et des messages, notamment  :

• Organiser des plans de communication mensuels, trimestriels, annuels et ad hoc ;
• Élaborer et tenir à jour un guide sur le ton à adopter ;
• Soutenir l’élaboration de messages/récits pour les programmes, les services, les événements, les campagnes, l’éducation communautaire, la collecte de fonds et d’autres opérations ;
• Veiller à ce que les efforts de communication tiennent compte des besoins des membres de la communauté handicapés et de ceux qui parlent d’autres langues que l’anglais.

(40 %) Gestion de la création de contenu et de l’entretien des plateformes, notamment  :

• Gérer le développement de contenu pour toutes les plateformes externes, y compris le site Web, les médias sociaux, les courriels et les messages texte (SMS) ;
• Soutenir la création de ressources (ex. matériel éducatif imprimé ou outils de navigation) en collaboration avec les collègues ;
• Travailler avec des entrepreneurs et des bénévoles, notamment des graphistes, des photographes, des vidéastes, des animateurs, des rédacteurs, des traducteurs et des réviseurs ;
• Collaborer avec des fournisseurs de services techniques, au besoin.

(10 %) Maintien des relations avec les parties prenantes externes et les médias, notamment  :

• Assurer une gestion appropriée de la communauté sur les réseaux sociaux ;
• Entretenir les relations avec les médias externes et répondre aux demandes des médias ;
• Développer des ressources et des formations pour soutenir l’engagement médiatique des employés, des bénévoles et des partenaires.

(20 %) Coordination des projets de communication organisationnelle et des campagnes, notamment  :

• Les rapports annuels ;
• Les campagnes d’éducation et de mobilisation ;
• Les activités de financement.

(10 %) Production de rapports et analyses, notamment  :

• Mettre en place et gérer des outils de collecte de données et des tableaux de bord (par exemple, Google Looker Studio) ;
• Surveiller les performances, l’engagement et les données d’audience sur tous les canaux ;
• Fournir des analyses et des recommandations d’amélioration ;
• Rédiger des rapports de synthèse et d’impact.

(10 %) Administration cohérente des programmes, notamment  :

• Organiser toutes les communications dans le cadre des systèmes de gestion de projet établis (par exemple, Teamwork) ;
• Utiliser de manière cohérente et précise les systèmes de classement et archiver en temps opportun les produits de communication, y compris les bibliothèques de documents, de photos et de vidéos ;
• Rechercher et soutenir la mise en œuvre de nouveaux outils, si nécessaire ;
• Réviser et mettre à jour les procédures opérationnelles standard, si nécessaire ;
• Examiner et recommander des moyens d’améliorer les processus, les pratiques et les structures administratives liés à la communication afin de garantir la rentabilité et l’efficacité opérationnelle.

Le coordinateur des communications est également responsable des domaines généraux suivants :

• Collaborer avec le reste de l’équipe MAX afin d’assurer la coordination et l’intégration des ressources, des programmes et des services au sein de l’organisation. 
• Fournir aux clients des informations sur les programmes et les services, tant internes qu’externes, selon les besoins ;
• Établir et maintenir des relations de travail solides et constructives avec les utilisateurs des services, les bénévoles, les organismes externes et les autres membres du personnel ;
• Organiser et garantir une utilisation cohérente de Slack ou d’autres systèmes de communication interne ;
• Veiller à ce que toutes les données collectées soient organisées et archivées de manière appropriée ;
• Respecter les normes de confidentialité conformément aux politiques de MAX.

Outre le respect de toutes les politiques et procédures de l’organisation, le coordinateur doit se comporter de manière éthique, faire preuve de compétences en matière de communication efficace et de consolidation d’équipe, démontrer son efficacité dans un environnement collaboratif et faire preuve de confiance dans la prise de décision et l’établissement de relations.

Le coordinateur devra également accomplir d’autres tâches qui lui seront assignées, à condition qu’elles correspondent à ses capacités et à ses compétences.

QUALIFICATIONS

Exigences de base (Ces exigences doivent être satisfaites pour que la candidature soit considérée pour une entrevue)

• Bilinguisme anglais–français requis ; le multilinguisme est un atout ;
• Formation postsecondaire pertinente (ex. diplôme ou certificat en communications, journalisme, relations publiques, marketing ou médias numériques) ou expérience équivalente dans un domaine connexe ;
• Solides compétences en médias numériques, y compris les médias sociaux et les plateformes Web ;
• Excellente compréhension des stratégies de communication ;
• Solides compétences en communication écrite (ex. communiqués de presse, rapports) ;
• Minimum de trois (3) ans d’expérience professionnelle et/ou bénévole pertinente ;
• Expérience de travail avec des personnes 2SLGBTQIA+.

Exigences évaluées (Ces exigences seront évaluées lors de l’entrevue)

• Expérience et compréhension démontrées de la complexité des enjeux de santé touchant les personnes 2SLGBTQ+ et les personnes vivant avec le VIH ou le sida, ainsi que des effets des identités et expériences intersectionnelles sur la santé et le bien-être (ex. race, identité et expression de genre, handicap/capacité, statut d’immigration, revenu, etc.) ;
• Solides compétences en communication écrite et orale, y compris en rédaction, révision et mise en forme ;
• Expérience en planification du travail, gestion de projets et rapports ;
• Capacité avérée à conserver et à protéger les informations confidentielles ou sensibles ;
• Capacité à identifier et à résoudre les problèmes de manière proactive et à bien réagir aux changements de circonstances ;
• Solides compétences interpersonnelles, collaboratives et organisationnelles ;
• Capacité avérée à initier et à favoriser les partenariats ;
• Capacité à travailler de manière autonome et en équipe ;
• Maîtrise des outils de communication et de travail numériques, notamment Google Suite, Microsoft Office, Slack, Zoom et Teamwork ;
• Compréhension claire des approches de réduction des méfaits, de libération queer et de positivité sexuelle, et engagement à travailler selon ces cadres ;
• Volonté et capacité de travailler dans des cadres antiracistes, anticoloniaux et anti-oppressifs, et de s’engager activement dans un apprentissage continu à ce sujet ;
• Une expérience antérieure dans un organisme de santé communautaire ou de services sociaux constitue un atout ;
• Une expérience en gestion de bénévoles constitue un atout.

DÉTAILS SUPPLÉMENTAIRES

• Horaire : Temps plein (37,5 heures par semaine)
• Durée : Indéterminée
• Échelle salariale : 55 000 $ à 60 000 $, selon l’expérience
• Date d’entrée en fonction : Immédiate
• Supervision : Directeur général
• Ensemble d’avantages sociaux complet et compétitif comprenant :
  • Assurance collective, y compris les médicaments sur ordonnance, les soins dentaires, la couverture optique, l’invalidité de longue durée et l’assurance vie
  • Compte de dépenses santé pour couvrir les frais médicaux, dentaires et optiques admissibles non couverts par le régime d’assurance collective (par exemple, acupuncture, massages, psychothérapie)
  • Cotisation équivalente au REER, disponible après une période d’essai de 3 mois
  • Un fonds dédié à la formation pour soutenir le développement professionnel et l’acquisition de compétences
  • Congés payés et congés bien-être substantiels, favorisant le repos, la récupération et la durabilité
  • Modalités de travail flexibles et hybrides, lorsque cela est possible

MAX est un employeur offrant l’égalité des chances. Les personnes ayant vécu des situations de marginalisation sont fortement encouragées à poser leur candidature, notamment les personnes vivant avec le VIH, les personnes racisées, les personnes gaies, bisexuelles ou queers, les personnes trans ou non conformes au genre, et les personnes en situation de handicap.

POUR POSTULER

Veuillez envoyer une lettre de motivation et votre CV à applications@maxottawa.ca. Nous commencerons à examiner les candidatures le 18 février et les entretiens auront lieu dès le 24 février. Cette offre restera ouverte jusqu’à ce que le poste soit pourvu.

Nous n’utilisons pas l’IA pour évaluer les candidatures ou pour vous répondre. Si vous avez des questions concernant le poste ou le processus de candidature, veuillez envoyer un courriel à applications@maxottawa.ca.